Многие не знают, как правильно и эффективно общаться по телефону. Поэтому знание телефонного этикета становится все более важным и актуальным навыком. В этой статье мы рассмотрим ключевые аспекты телефонного этикета, начиная от подготовки к звонку и повседневных правил общения, и заканчивая особенностями деловых разговоров и правилами для детей. Следуя этим советам и рекомендациям, вы сможете поддерживать вежливое, профессиональное и эффективное общение по телефону, создавая благоприятное впечатление на своих собеседников и добиваясь успеха в своих деловых и личных взаимодействиях.
Правила этикета при разговоре по телефону
Отсутствие зрительного контакта в телефонном разговоре делает голос и его интонации, ясность изложения и уважительное отношение особенно важными.
Необходимо избегать нечеткого изложения вопроса и монотонной невнятной речи, чтобы привлечь внимание собеседника.
Ошибки в телефонном разговоре могут иметь негативные последствия и привести к прекращению отношений.
Воспитанные люди учитывают эти обстоятельства и стараются делать разговор доброжелательным, понятным и кратким.
Основные правила поведения в телефонных разговорах:
- Учитывайте время: не звоните рано утром или поздно вечером.
- Избегайте общения по телефону с малознакомыми людьми в выходные дни, если это не было заранее оговорено.
Правила разговоров:
- В начале разговора поздоровайтесь и представьтесь, вместо сухих фраз используйте приветствия типа «Доброе утро!» или «Добрый день!».
- Спросите собеседника, удобно ли ему сейчас разговаривать. Если звонок сброшен, подождите, прежде чем набирать номер повторно.
- Если пропущен входящий звонок, перезвоните обязательно. Удобно проверять список непринятых вызовов в конце дня.
- Количество гудков, которое следует ожидать, зависит от собеседника. Если он не доступен или не отвечает, ограничьте количество сигналов на 3-4 и перезвоните через полчаса-час.
- Если связь внезапно оборвалась, перезвоните тому, кто начал разговор, чтобы избежать нелепых ситуаций с взаимными звонками и короткими гудками.
- Завершая разговор, вежливо попрощайтесь и подождите ответных слов, возможно, собеседник хотел что-то еще сказать.
Действия перед совершением звонка
Подготовка к важным разговорам имеет важное значение. Перед звонком следует составить список вопросов для обсуждения, чтобы избежать повторных звонков.
Необходимо продумать содержание разговора, особенно если информацию нужно передать через посредника.
Подготовьте блокнот и карандаш для записей во время разговора.
Обратите внимание, что для деловых вопросов лучше не звонить на домашний телефон. Если такая необходимость возникает, предварительно уточните, удобно ли это.
При возможности уточните у собеседника, когда будет удобно позвонить на его домашний или мобильный телефон, чтобы согласовать время.
Повседневный этикет разговоров
Будьте спокойными, учтивыми и доброжелательными при общении с любым собеседником, будь то близкий или малознакомый человек.
Старайтесь адаптироваться к ритму и темпу разговора собеседника. Некоторым людям, которые говорят медленно или имеют слабое слуховое восприятие, трудно уловить не только слова, но и смысл высказывания.
Если во время телефонного разговора к вам пришли гости, извинитесь и объясните причину прерывания беседы, договорившись о продолжении звонка позже.
Если вы не узнали голос человека, ответившего на ваш звонок, сначала уточните, кому вы позвонили.
Если вам позвонили, ошибившись в номере, не реагируйте раздраженно и не выясняйте лишние подробности. Просто коротко сообщите о случайной ошибке.
Дополнительные правила этикета:
- В общественных местах используйте телефон только в случае крайней необходимости.
- Не выставляйте мобильный телефон на стол в кафе или ресторане, если только не ожидаете очень важный звонок.
- Соблюдайте требования авиакомпаний и больниц, где звонки могут повлиять на работу приборов и оборудования.
- В театре, музее или библиотеке отключите звонок, не дожидаясь напоминания от персонала.
- Если вы разговариваете по телефону за рулем, лучше использовать гарнитуру, но все же лучше позвонить в более безопасное время.
Деловые звонки
Особое внимание следует уделить общению с коллегами, чтобы создать благоприятное впечатление и обеспечить успех деловых переговоров. В деловом звонке главное — быть лаконичным. Время в бизнесе ценится, поэтому важно кратко изложить суть дела после представления. Не следует повышать тона и использовать оскорбительные выражения при разговоре с любым сотрудником. Если договариваетесь о встрече, важно сразу записать детали в блокнот.
При общении с клиентами необходимо избегать отвлечений на входящие звонки или, если это неизбежно, переговорить как можно быстрее, извинившись. Важным элементом телефонного разговора является активное слушание, показывая собеседнику, что вы внимательно следите за его речью.
Длительность разговора и правильное ведение беседы имеют большое значение и могут влиять на дальнейшую совместную работу. Обычно деловые звонки принято осуществлять в рабочие дни с 10 до 17 часов.
Телефонный этикет для детей
Ребенок начинает разговаривать по телефону уже в раннем возрасте, поэтому важно обучать его навыкам культурного общения. Необходимо объяснить, что телефон — не игрушка, и не следует беспокоить занятых людей звонками ради забавы.
Правила телефонного общения для детей должны быть понятными и закрепляться в повседневных разговорах. Маленькому ребенку следует научиться правильно держать трубку, говорить четко и не кричать, а также не задавать лишних вопросов.
Особое внимание должно быть уделено правилам безопасности при телефонном общении для детей. Родители должны заранее обсудить с детьми такие ситуации, как звонок с незнакомого номера (лучше не отвечать), неразглашение личной информации и знание экстренных номеров (например, служба спасения — 112).
Ошибки и нарушения
Во время телефонного общения следует избегать определенных ошибок и нарушений. Во-первых, не стоит заставлять собеседника угадывать ваш голос, даже если это шутка. Это считается признаком невоспитанности.
- Во-вторых, проявление дурного тона, такое как жевание, питье или курение во время разговора, неприятно для собеседника и отвлекает от основной темы обсуждения.
- В-третьих, неуместно вести переговоры, расположившись в кресле или положив ноги на стол. Это изменит тембр вашего голоса и может быть воспринято как неуважение.
- Также неприемлемо передавать услышанные по телефону слова рядом сидящему человеку, даже если вы пытаетесь прикрыть трубку рукой.
- Небрежное обращение с телефоном, например, падение трубки, может вызвать беспокойство у собеседника.
- Кашель или чихание в трубку также считается неприличным. Лучше извиниться, положить телефон на стол и только потом произвести эти звуки.
- Наконец, отсутствие интереса и равнодушие являются серьезным недостатком в телефонном общении. Будьте внимательны и проявите заинтересованность в разговоре, чтобы поддержать положительное впечатление у собеседника.
